Érthetően, magyarul, kkv-knak

Mi az, amit a cégetekben már nem kellene kézzel csinálni?

Minden cégben van néhány feladat, amit hétről hétre ugyanúgy csinál végig valaki: átmásol, elküld, keresgél, kipipál. Megnézzük, melyik mehetne magától – és ha nem éri meg, azt is megmondjuk.

Kérek egy rövid telefonos beszélgetést Előbb megnézem a példákat

Nem kell most eldöntenetek semmit. Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.

01Megnézzük, mi megy ma kézzel 02Megmutatjuk, mi mehetne magától 03Megépítjük, és mellétek állunk

Röviden

Az Okosiroda (okosiroda.online) kétfős magyar csapat, amely kis- és középvállalkozásoknak segít kiváltani az ismétlődő irodai munkát: programokat köt össze, túlnőtt táblázatokat és régi programokat vált ki, új felületeket vezet be, és AI-asszisztenst épít a cég saját anyagaiból. Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül.

Frissítve:

Melyik helyzet ismerős?

Hétfő reggel, negyed kilenc. Valaki átírja a hétvégi rendeléseket egyik programból a másikba. A nagy táblázathoz rajta kívül senki nem mer hozzányúlni. Cseng a telefon: egy ügyfél a tavalyi garanciapapírját keresi.

Külön-külön apróságok, együtt viszont a hét egy jó része. Keressétek meg a sajátotokat: mindegyik kérdés oda visz, ahol elmagyarázzuk, mit lehet vele kezdeni.

30,9%

Nem vagytok egyedül: 2025-ben a legalább tízfős hazai cégeknek csak nagyjából a harmada használt vállalatirányítási programot (ERP-t), amely a pénzügy, a készlet és a rendelések adatait egy helyen tartja. Az uniós átlag 46,5%.

Forrás: Eurostat, 2025 · legalább 10 fős vállalkozások

Mit lehet automatizálni egy kisvállalkozásnál?

Ötféle munkát lehet gépre bízni: az ismétlődő irodai feladatokat, a programok közti adatmozgást, a túlnőtt táblázatokat és régi programokat, a hiányzó ügyfélfelületeket, és a kérdéseket, amelyekre ma csak egyetlen kolléga tudja a választ. Mindegyik mellett ott egy képernyő: így nézhet ki nálatok, amikor már magától megy.

01Automatizálás

Ami minden héten ugyanúgy, kézzel megy

Levelek szétválogatása, árajánlat, fizetési emlékeztető, a beérkezett számlák hozzárendelése. Egyenként apróság, együtt a hét egy jó része, és mindig ugyanannál a két-három kollégánál landol.

Ennek nagy része recept szerint gépre bízható: ha az ügyfél elfogadja az ajánlatot, készüljön belőle megrendelés; ha megjön a rendelés, induljon a számla. Ahol mérlegelni is kell, például hogy egy levél kihez tartozik, ott egy digitális kolléga segít. Az embernek csak a kivételekkel kell foglalkoznia.

Ide tartozik: E-mailek rendezése · Árajánlat-készítés · Fizetési emlékeztető · Bejövő számlák feldolgozása

Melyik irodai feladat menne magától?
Minta – szemléltető adat.

02Rendszerek összekötése

Két program, ami nem tud egymásról

Minta – szemléltető folyamat.

A webshop nem szól a raktárprogramnak, a raktárprogram nem szól a számlázónak, ezért valaki naponta átírja köztük az adatot. Amíg ember viszi át, mindig lesz néhány óra, amikor a két szám nem egyezik.

Összekötve az adat magától megy át. A felhős programoknak jellemzően van hivatalos gépi kapcsolata, a gépre telepítetteknél pedig export, import vagy a program saját modulja az út. Előbb megnézzük, a ti programjaitok melyiket engedik.

Ide tartozik: Két program összekötése · Webshop és raktár szinkronja · NAV Online Számla adatai · Automatikus bevételezés · Beszállítói termékfeed · Beszállítói árösszehasonlítás

Miért nem tud egyik programotok a másikról?

03Régi rendszerek kiváltása

A táblázat, amit már csak egy kolléga ért

Évek alatt nőtt akkorára, hogy senki nem mer hozzányúlni: van benne elromlott képlet, és van belőle négy változat. Vagy egy régi program, ami csak az irodai gépen fut.

Nem mindig kell mindent kidobni. Az adat rendes nyilvántartásba költözhet, ahová űrlapon viszitek fel, és ahol kereséssel megtaláljátok; a régi program pedig mai felületet kaphat, és az irodán kívülről is elérhetővé tehető.

Ide tartozik: Excel helyett adatbázis · Régi program modern felülettel · Helyi program elérése bárhonnan · Vezetői kimutatás

Kinőttétek a táblázatot vagy a régi programot?

Most

Utána

Minta – szemléltető adat.

04Új rendszerek bevezetése

Ami eddig egyszerűen hiányzott

Minta – szemléltető adat.

Az ügyfél a tavalyi garanciapapírjáért is titeket hív, az időpontot telefonon egyeztetitek, a menetlevél hónap végén utólag készül. Ezeknél nem a meglévő programot kell javítani: ami hiányzik, az egy saját felület.

Weboldal, ügyfélportál, foglaló, webshop vagy digitális menetlevél – a programjaitokba kötve, hogy az ügyfél vagy a kolléga maga megtalálja, ami az övé: este tízkor is, telefon nélkül.

Ide tartozik: Weboldalkészítés · Ügyfélportál · Időpontfoglaló · Termékkatalógus, portfólió · Szállásadóknak · Egyedi webshop · Digitális menetlevél · Tesla-flottakezelés

Ami eddig hiányzott: portál, foglaló, webshop

05Digitális munkatárs (AI)

Amit mindenki ugyanattól az egy embertől kérdez

Hol van az a szabályzat, mit ígértünk ennek az ügyfélnek, mennyi maradt a keretből. A cég tudása két-három ember fejében van, és ha ők épp szabadságon vannak, a kérdés vár.

A digitális kolléga egy chatablak, ami a cég saját anyagaiból válaszol, és megmutatja, melyik dokumentumból dolgozott. Úgy állítjuk be, hogy mindenki csak arra kapjon választ, amihez joga van: a pénzügyes a pénzügyet látja, a HR-es a HR-t.

Ide tartozik: Belső céges asszisztens · Agentek munkaterületenként · Belső tudástár-kereső · Önéletrajz-előszűrés

Mi lenne, ha lenne még egy kollégátok?
Minta – szemléltető adat.

Hol kezdjünk bele a cég modernizálásába?

Ugyanaz a vonal, négy lépcsővel. Nem kell a tetején kezdeni, és nem kell végigmenni rajta. Érdemes egyetlen apró dologgal indulni, és a következőről csak azután dönteni, hogy azt az egyet már működni láttátok.

1

Egy apró dolog, ami magától megy

„Van egy hülye kis dolog, amit minden nap kézzel csinálunk.”

Két program összekötése, egy ismétlődő lépés kiváltása. Ez a legkisebb lépcső, és utána már nem ti csináljátok.

2

Egy folyamat átvéve

„Egy egész folyamatunk kézi.”

Több lépés, több program, saját űrlap vagy felület. Végigmegyünk az egészen, az elejétől a végéig.

3

Egy saját rendszer

„Nincs rendes rendszerünk erre.”

Saját felület, saját nyilvántartás, saját jogosultságok – a ti szabályaitok szerint.

4

A teljes cég

„Az egész cég működése kusza.”

Végigmérjük, priorizálunk, és sorban megcsináljuk. Utána külön kérhető a folyamatos felügyelet is.

Ha az első működik, ugyanezzel a logikával a következő is megcsinálható. De most nem kell eldöntenetek semmit.

Túl nagy falat? Kezdjétek egyetlen dologgal, a legkevesebb munkával járóval. Hogy melyikkel, azt az első telefonon közösen döntjük el.

Mit jelent ez? – Recept vagy digitális kolléga?

A recept annyi: ha megjön a rendelés, készüljön számla. A gép nem gondolkodik rajta, egyszerűen végrehajtja, mindig ugyanúgy. A digitális kolléga ennél többet tud: mérlegel is, például eldönti, melyik számla melyik projekthez tartozik, ha ez nincs ráírva. Az első két lépcsőn általában recept elég, a harmadiktól kerül szóba a digitális kolléga. Mikor elég egy recept, és mikor kell digitális kolléga?

Hogyan zajlik a közös munka?

Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hogy megy ma, mi bosszant a legjobban, és mit próbáltatok már. Ebből általában kiderül, melyik út való nektek.

A telefon a közös nulladik lépés – utána válik szét a két út.

1. út – Egy konkrét fejlesztés

Akkor jó, ha már tudjátok, mi a gond. Jellemzően az 1–3. lépcsőhöz.

A konkrét fejlesztés útja lépésről lépésre

1 · Átbeszélés

Egy részletes beszélgetésen pontosan átvesszük, mi a feladat.

2 · Vizsgálat

Megnézzük, mi lehetséges a ti programjaitokkal, és mi mennyi munka.

3 · Terv és ajánlat

Írásban, akár több megvalósítási csomaggal.

4 · Fejlesztés

Ha megegyezünk, megcsináljuk.

5 · Átadás

Telepítjük és beüzemeljük nálatok.

6 · 30 napos bevezetés

Betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.

2. út – Teljes céges átvilágítás

Akkor jó, ha nem egy feladat a gond, hanem az egész működés kusza. A 4. lépcsőhöz.

Mit jelent egy teljes céges átvilágítás?

1 · Megismerés

Megismerjük, mi hogyan zajlik ma a cégben.

2 · Felmérés

Munkavállalónként: mely feladatok válthatók ki, és hol mennyi idő szabadul fel.

3 · Sorrend

Priorizált, hosszú távú terv: mi hozza a legtöbbet a legkevesebb munkával.

4 · Egyeztetés

Átbeszéljük veletek, és ha kell, változtatunk rajta.

5 · Fejlesztések sorban

A megbeszélt sorrendben, mindegyik bevezetéssel.

6 · Felügyelet

Külön kérhető folyamatos felügyelet, új javaslatokkal.

Az árról. Árat telefonon nem mondunk, mert minden cégnél más a munka mérete: az átbeszélés és a vizsgálat után írásos, tételes árajánlatot kaptok. A megtérülésnél nem százalékot nézünk, hanem órát: előre megszámoljuk, hetente hány óra megy el ma a feladatra, és ha ebből nem jön ki értelmes megtakarítás, azt mondjuk, hogy ne csináljátok.

Árak: hogyan születik az ajánlat?

Kik vagyunk, és mit nem csinálunk?

Ketten vagyunk. Nincs értékesítőnk és nincs ügyfélkapcsolati kollégánk. Akivel telefonáltok, ugyanaz fogja megcsinálni a munkát is.

Aki tervezi a mesterséges intelligencia bevezetését, de még nem vágott bele, az leginkább azért nem, mert nincs, aki értsen hozzá. Nagyjából ez a dolgunk: megmutatni, hol érdemes belekezdeni, és utána meg is csinálni.

Mások vagy elmagyarázzák, vagy megcsinálják. Mi mindkettőt – és előre megmondjuk, mibe kerül.

66%

Az AI bevezetését tervező, de még nem használó hazai cégek ekkora része nevezte meg akadályként a szakértelem hiányát.

Forrás: KSH, 2025 · legalább 10 fős vállalkozások

Öt dolog, amit előre tudtok

  1. 1Minden egy rövid telefonos beszélgetéssel indul, kötelezettség nélkül. Prezentációt nem küldünk.
  2. 2Kis lépéssel is lehet kezdeni. Nem kell az egész céget egyszerre átalakítani.
  3. 3Árajánlatot a terv mellé, írásban kaptok – ha kell, több megvalósítási változattal.
  4. 4Az átadás után 30 napig veletek vagyunk: betanítjuk a csapatot, és amit menet közben látunk, azt finomítjuk.
  5. 5Ha kiderül, hogy nálatok ezt nem éri meg megcsinálni, azt is megmondjuk.

Amibe nem megyünk bele

Három eset, amikor a telefon végén azt mondjuk: most ne költsetek erre.

Mikor nem éri meg fejleszteni?
  • Ha a feladat kéthetente egyszer, tíz percre jön elő. Ezt kézzel gyorsabb.
  • Ha a folyamat még hetente változik. Előbb hagyjátok letisztulni, utána van mit leírni.
  • Ha a lépések csak fejben vannak, sehol nincsenek rögzítve. Ilyenkor az első munka nem fejlesztés, hanem beszélgetés.

Mielőtt döntenétek: érdemes elolvasni

Nem kell szakértőnek lennetek. Ezek a cikkek hétköznapi nyelven mondják el, mikor éri meg egy fejlesztés, mire jók a NAV-ban látható bejövő számlák, és mi a különbség egy recept és egy digitális kolléga között.

Mit szoktatok kérdezni először?

Kiknek szól az Okosiroda?

Kis- és középvállalkozásoknak, ahol a hét egy része ismétlődő, kézi munkával megy el: átmásolással, keresgéléssel, telefonos egyeztetéssel. Nem kell értenetek a technológiához, azt mi elmagyarázzuk. Mindegy, hogy könyvelőiroda, kivitelező, kereskedő vagy szolgáltató vagytok: nem iparág, hanem feladat szerint dolgozunk.

Mekkora feladattal lehet kezdeni?

Bármekkorával. A legkisebb lépcső egyetlen ismétlődő lépés vagy két program összekötése, a legnagyobb a teljes cég átvilágítása munkavállalónkénti felméréssel és priorizált tervvel. A kettő között van egy teljes folyamat átvétele és egy saját rendszer. Hogy nálatok melyik kell, azt az első telefonon közösen eldöntjük.

Mi történik az első telefon után?

Ha egy konkrét feladatról van szó, jön egy részletes átbeszélés és a lehetőségek vizsgálata, utána írásban kaptok tervet és árajánlatot, akár több változatban. Ha az egész működés kusza, a teljes céges átvilágítást javasoljuk. Ha pedig úgy látjuk, hogy nálatok nem éri meg, azt is megmondjuk.

Nézzük meg, mi menne magától nálatok

Egy rövid telefonos beszélgetés, kötelezettség nélkül. Elmondjátok, hogy megy ma, és megmondjuk, mivel érdemes kezdeni – és azt is, ha szerintünk nem éri meg.

Kérek egy rövid telefonos beszélgetést Megnézem, mitől függ az ár

Nem kell most eldöntenetek semmit. Nem küldünk prezentációt, és nem hívogatunk utána.